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在进行外贸业务时，需要注重细致入微的小细节，同时也需要进行宏观的思考。对外贸工作进行流程化和步骤化的梳理是业务拓展过程中非常关键的一步。在本次指南中，必一·运动B-Sports君将一步一步教你如何通过询盘回复与客户拉近距离。
一、我们需要辨别外贸客户的身份。
了解不同类型的外贸客户对应不同的沟通方式和需求是开展业务的战略。外贸客户可以分为制造商、贸易商、中间商、批发/零售商、资本货采购商和个人消费者等各类。根据客户的身份特点，可以注意以下事项：
a. 制造商：
· 特点：采购量大、稳定，注重价格和质量
· 注意事项：质量和价格折扣、流程简化、专业化、即时的生产反馈
b. 中间商：
· 特点：采购量大，注重价格
· 注意事项：佣金问题、保密协议、价格折扣、专业建议和服务、即时的生产反馈
c. 批发/零售商：
· 特点：采购量少、品类多样，注重起订量和款式
· 注意事项：整理库存产品、提供新款式或多颜色的选择
对于外贸新手而言，当收到一条询盘时，必须从中获取有效信息，并理清询盘的发起者职位和类型。如果询盘来自一位经理级别的客户，那么在回复时需要周到细致，满足他所需的信息，并最好能超额提供，以深化客户对你的印象。
二、需要明确外贸客户的需求。
具体明确以下几点：
· 首先理解，然后报价：对外贸客户的询盘进行详细分析，避免急躁，回复要快但不一定能抓住客户的心，只有优质的回复才能起到作用。
· 不要问已经告知的问题：仔细阅读询盘内容，千万不要再问对方已经提供过的信息。
帮助外贸客户多一步：从对方角度思考，思考在什么场景下客户会问你这个问题，如果你是客户，希望得到怎样的答复。
三、需要解析外贸客户询盘信息。
在明确了外贸客户的需求之后，我们需要对询盘进行细致的分析。以下是一些外贸客户询盘中可能涉及的需求分类：目标价格、最小起订量(MOQ)、OEM/ODM、样品寄送、颜色/尺寸等产品额外要求、语言问题(是否需要支持其他语种，尤其是产品说明书)、出口经验要求、证书类、付款方式、物流问题、公司资质要求等。
针对报价的建议如下：
(1) 当询盘中涉及多个产品时，最好为客户列一份Excel表格，方便客户一目了然地了解各个产品的报价。
(2) 在面对外贸客户给出低于成本价的价格时，应保持专业度和诚恳，以打动对方。当无法再降价时，不应以为外贸客户一定会选择更低价的供应商而不选择你。此时，你需要对自己的产品充满信心。通过各种论据说服外贸客户，例如要告知他们市场上存在多少类型的类似产品，每种价格区间的原因是什么，以及你对自己产品定价的原因是什么。看看是否有数据可以支持你的观点，例如原材料市场行情等。
(3) 在外贸客户认为你的产品价格过高时，你是否需要降价以满足他们的要求，这要根据具体需求来决定。有些国家的外贸客户认为，一旦你降价，产品质量可能会受到影响，他们将不会与你合作。这时，我们需要以产品和工厂的实力来传递你的价值。可以安排外贸客户实地参观工厂，或直接提供产品图片、产品操作视频、工厂图片和工厂视频给他们。
对于寄样，建议如下：
(1) 如果客户在第一封信中要求寄样，最好在回复之前要慎重考虑。需要考虑之前是否有就非常专业的产品信息进行咨询，并且是否表现出强烈的购买欲望。如果是的话，可以寄样，但要与客户商讨运费的安排;如果不是，这类客户可以选择不寄样品，或建议先拍照或拍摄产品视频给他们看，待他们满意后再做决定。当然，如果你的公司实力较强，那么可以选择寄样，以不错过任何贸易机会。
(2) 如果之前的沟通一直很好，但客户在收到样品后觉得样品质量较差。首先需要搞清楚是产品本身质量的问题还是样品在运输过程中造成损坏。如果是前者，可以试着与客户商讨双方能否妥协;如果是后者，则建议再次寄样或向客户解释清楚，通过拍摄前后照片给客户看，以赢得他们的信任。
四、回复外贸客户询盘。
需要注意以下几点：
1. 确定外贸客户的需求。
2. 避免邮件内容冗长。
3. 确保回复内容结构完整。
4. 考虑价格和产品在同行竞争中的地位。
5. 主动推进，留出空间让客户再次回复以形成互动。
6. 检查你的产品行业专业度是否足够。
7. 合适的询盘回复时间是多久。
8. 如何编写有效的邮件标题。
您的公司优势可以体现在以下几点：
1. 快速发货。
2. 具有绝对的价格优势。
3. 拥有多年的生产或外贸经验。
4. 参加过客户所在地的展会或行业知名展会。
5. 拥有自己的研发团队。
6. 与知名品牌或企业合作过。
7. 拥有证书，品质有保证。
8. 提供OEM和个性化定制服务。
恰当的回复时间：
1. 尽量在24小时内回复外贸邮件和询盘。
2. 若要联系最佳，建议使用企业邮箱。
3. 建议每个工作日都登录并定期查看更新的邮件。
4. 可以绑定移动通讯工具，以便及时联系。
邮件标题也是非常重要的，以下是几个需要注意的事项：
1. 使用客户和供应商的名称
例如：To David McIntyre from Kevin Wang，或者To JC Penny from Blue Sun Company。使用“To...From...”的结构，使得外贸客户可以清晰地看到邮件的收件人和发件人。同时，如果是回复询盘的邮件，建议不要过多更改标题内容，因为外贸客户对自己发送的询盘有一定印象。
2. 使用产品报价
例如：优惠报价Model 123，价格为8.99美元，离岸价(FOB)盐田。这样的标题清晰明了，外贸客户一看就知道某个型号产品的具体报价。但是当产品型号非常长时，需要小心调整，以免被服务器误判为垃圾邮件而被过滤掉。
3. 使用客户需求的产品名称
例如：欧洲市场Model 123数码相框，或者具有专利设计的数码相框产品目录。这样的邮件标题既突显了外贸客户查询的产品类型，也凸显了自己产品的优势。
五、重视外贸客户后期跟进。
在回复邮件之后，有些客户可能在3天内就会回复，而情况各异，根据具体情况进行后续的跟进。
1. 在客户反馈后续联系
如果客户在收到跟进邮件后觉得对我们的产品还没有需求，他/她通常会表示会在将来与我们联系。无论如何，能够让客户回复已经很不错了，这说明将来仍有机会。
跟进技巧：
对于这类客户，建议通过发送新产品介绍或新报价的方式保持联系，相信随着时间的推移，成为您的客户的可能性还是相对较大的。至少让外贸客户对您有印象，即使暂时不需要您的产品，日后有需求时也会首先想到您。
2. 客户表示暂时不需要
如果客户反馈暂时不需要您的产品，但会询问其他产品或与产品相关的详细问题。
跟进技巧：
针对这样的客户情况，对于公司而言，需要根据实际情况做出回复。无论能否提供帮助，建议始终给予回复和建议。即使暂时不能成为客户，也可以先建立朋友关系。毕竟，他的问题与贵公司的产品有关。正如中国的俗话所说：“多个朋友多条财路”，尤其是在商业领域。
3. 借机刺探军情
跟进技巧：
在处理这类外贸客户时，如果公司在美国地区有良好的关系和较大规模的老客户，可以选择介绍两个给他们，以展示实力。然而，在回复之前，要根据公司在该地区的产品推广情况做出恰当的回复。
站在外贸客户的立场上，多思考他们提问的真实目的。一般而言，简单告知公司名称即可，谨慎透露对方的联系方式。如果在美国地区没有客户，可以增加介绍一些其他国家的客户，以展示公司的实力，并向外贸客户暗示我们在美国地区尚未有合作伙伴。如果您与我们合作，将有助于您开拓整个美国市场。另外，如果外贸客户长期未回复，不要着急。可能是他们未及时打开邮箱，或暂时比较忙于安排其他事务优先处理，或者被系统过滤了，具体原因难以确定。在这种情况下，建议再发一封邮件询问是否收到了邮件，以及是否因其他事务繁忙，并告知卖家会继续等候他进一步的消息。
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